Suicaをチャージ時に経費に計上するカンタンな方法

Suicaを始めとする交通系ICカード。
普及も進み、電車以外にもバスやタクシー、
はたまたコンビニやレストランでも使えるようになったのもあり、
多くの方が持たれていると思います。

そんなSuicaを始めとする電車賃の経理処理についてです。

従業員の交通費精算などは月末や翌月に経費の精算書を提出してもらっているところが多いですが、個人事業主や社長の場合はチャージの領収書をもって交通費として計上するところが少なくありません。

果たしてこの処理でいいのか?と聞かれると、実はダメです。

何故かと言うと、Suicaにチャージした段階では現金などをICカードに入金しただけであって、
交通費として使用したわけではありません。

「えっ、だってお金払ったじゃん」と思われる方も多いと思いますが、
チャージした後にSuicaを使わずに解約したらどうなりますか?
手数料は取られますが、チャージしてある残額は返金されます。

切手や図書券・商品券などと同様の処理と考えれば早いと思いますが、
現金が金券などに形を変えただけで、それらは
・郵便物を出したとき
・本を購入した時
・商品を購入したとき
・電車に乗った時
に使った部分のみが経費になります。

だから、Suicaのチャージで残っている残額は
「Suicaという特殊な財布にお金が残っている状態」だと思って下さい。

じゃあ、Suicaで払っても結局、電車に乗った都度、料金を控えておいて精算しなければいけないのか?
というとそれも手間です。

そこで、処理の仕方の一つとして、
・チャージの時に領収書を取っておき、チャージ額を交通費として計上する。
例:現金で10,000円チャージした場合
旅費交通費 10,000 / 現金 10,000

・年度替わりのタイミングで利用明細を出し、残額を確認する(駅の自動発券機もしくは後述のパソリなど)
・年度の終わりの残額を交通費から減額し、資産計上する(貯蔵品・前渡金など)
例:3,000円残高が残っている場合

貯蔵品 3,000 / 旅費交通費 3,000

以上の取引を総合すると
・現金は10,000円支出された
・交通費は7,000円計上されている(10,000 – 3,000)
・未使用分の3,000円は貯蔵品(資産)として翌年に経費となる。
という状態になります。

こうすると、チャージのタイミングで経費計上するので、
電車に乗った都度、金額を控えなくてよくなります。

ただし、注意点があります。
・利用明細を定期的に発行しておく
(あとから見て何に使ったのかの利用内容が分かるように)

・電車等の交通費以外の用途で使わない

この2つは守らないといけません。

なぜかというと、冒頭にも書いたとおり、現在Suicaは電車以外のいろんな用途に
使えるようになってしまったため、チャージしておいて、それを全く交通費と関係ない用途
(食事や買物)につかえてしまうからです。

それを防止するために、この方法を使うSuicaに関しては
きちんと交通費のみの用途で使用することと、
万が一税務署の指摘を受けた場合に、
立証できるように利用明細を残しておくことが重要です。

利用明細はチャージする機械で発券出来るのと、
ICカードリーダーなどでも利用履歴を確認できるので、
それをプリントアウトしておくことをオススメします。

金額や使いやすさからオススメはパソリです。
比較的安価でパソコンに繋いでSuicaを載せるだけで利用履歴が見られ、
csvでの出力もできるので、非常にカンタンです。
 

もう一つはfreeeを使えば、モバイルSuicaと連動もできるので、
使った履歴をそのまま会計ソフトに載せることが出来るため、
電車の金額を覚えなくてもいいですし、
いちいち利用履歴を取っておかなくてもいいので、
手間も省けます。
(こちらに関しては詳しくはお問い合わせ下さい)

freee

いかがでしたでしょうか?

経理処理は「正確に」「スムーズに」が基本です。

デタラメにやってはいけませんが、
正確にするためだけに時間ばかりは掛けていられません。

特に個人事業主の方や中小法人の社長は忙しいものです。

以下に余計な手間を省くかのお手伝いを記帳指導と合わせて行います。

ぜひご相談下さい。

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